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定時社員総会日程変更について会長からの説明
同窓会からのお知らせ［ 2021年11月30日 ］
令和3年11月20日（土）に開催を予定していました獨協大学同窓会定期総会ですが、執行部の不手際で本日11月29日（月）に開催日を変更することとなりました。ご予定をされていました代議員、監事、専門委員、傍聴希望の会員の皆さまには直前の変更で大変なご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
今回のいきさつについてご説明いたします。獨協大学同窓会は一般社団法人で、理事会設置法人として運営していますので、総会の議案は理事会で承認が必要になります。当初は11月５日（金）に財務担当理事の立ち会いの下で監事の会計監査を受けて決算を確定させ、９日（火）に理事会を開いて議案の承認を受け、20日（土）に総会を開催して審議していただく予定でした。一昨年までならば、総会開催の１週間前までに開催通知をお送りすればいいので、このスケジュールでよかったのですが、昨年からオンラインの併用となったために状況が変わりました。一般社団法人及び一般財団法人に関する法律によって、オンライン開催（併用も）の場合は代議員に招集通知と議案を送付後、中14日が必要になりました。すでに総会は同窓会報やホームページで「11月20日（土）に開催する」と告知していましたので、９日（火）に予定していました理事会を５日（金）に前倒しし、総会の議案の承認をいただき、同日午後10時過ぎにメールで代議員、監事各位に招集通知と議案、資料を送り、追いかけて郵送で資料を送付いたしました。メールで送付した日から中14日は確保していましたが、土曜日、日曜日は最寄りの郵便局が休みだったために、印刷した資料は投函が８日になってしまい、招集通知も８日付と記してしまいました。そのため、代議員から招集から総会まで中14日空いていないので、「社員総会自体が成立しなくなる。総会で混乱するおそれがあるので、やり直しした方がよい」という指摘がありました。
一般社団法人及び一般財団法人に関する法律では「当該書面の交付又は当該事項の電磁的方法により提供する場合について準用する」と記されていて、メールでの招集通知の発送は有効だと考えましたが、あらためて弁護士に確認したところ「事後的に、全代議員（社員）の承諾を取る必要がある」とアドバイスされました。今回はこういう指摘をいただいている以上、全代議員（社員）にご了解をいただけない可能性があると判断、執行部で検討したうえで招集者の会長の判断で総会開催日を変更することにしました。
獨協大学同窓会の定款で事業年度終了後２カ月以内に総会を開催して決算と事業報告の承認を受けることが定められていますので、29日（月）に開催することにしました。総会開催日と開催場所は理事会での承認が必要ですので、11日（木）に各理事にメール審議をお願いし、「29日（月）にアットビジネスセンター東京八重洲通り6階会議室（運営会場）で開催」の承認をいただき、13日（土）にあらためて招集通知と資料を発送しました。「社員総会出欠連絡票兼議決権行使書兼委任状」の返信についても招集通知投函後に中14日が必要ではないかという意見が出ました。これも会長の判断で返信の締め切り日を変更し、すぐにその旨を代議員、監事の皆さまにメールで送信しました。これは「14日後」でよかったのですが、すぐに確認が取れなかったため、念のための措置でした。ここでもご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。
このようないきさつで総会が平日の夜の開催となり、皆さまにはたいへんなご迷惑をおかけいたしました。
また、総会の委任状については、事前に事務局で法務省に確認したところ、審議官室からコロナ禍の特例として「感染拡大防止のために、オンラインでの参加を求めることができる。２週間前に議案を示したうえで議決権行使を求めているので、コロナ禍の特例として、委任状を用意しなくても問題はない」という説明を受けました。裁決の際に途中から参加する人がいると、ダブってカウントする可能性があることから、委任状はなしとすることにいたしました。しかし、理事から「委任状があった方がいい」と意見もいただき、これも会長の判断で「社員総会出欠連絡票兼議決権行使書兼委任状」の形式を変更しました。
総会開催日を変更することになったことに関しましては、あらためてお詫び申し上げます。再発防止策といたしまして、今回の教訓を生かし、総会開催のタイムスケジュール等に関するマニュアルを作成し、今後の運営の指針としていきたいと考えています。
一般社団法人獨協大学同窓会
会長 大西純一
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